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Privacy: maggior tutela per i lavoratori nelle nuove disposizioni del Garante.

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PRIVACY – UTILIZZO DI STRUMENTI ELETTRONICI DA PARTE DEI LAVORATORI

PROVVEDIMENTO DEL GARANTE G.U. 10 MARZO 2007, N. 58   

Pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 8, del 10 marzo 2007, il provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali adottato in base all’art. 154, comma 1, lett. b) e c) del Codice per la protezione dei dati personali, assegna il compito al Garante di prescrivere, anche d’ufficio, ai titolari del trattamento le misure necessarie, o opportune al fine di rendere il trattamento conforme alle disposizioni vigenti.

I datori di lavoro privati e pubblici devono specificare, chiaramente e in modo particolareggiato, le modalità di utilizzo della posta elettronica e della rete Internet da parte dei lavoratori, indicando chiaramente le modalità di uso degli strumenti messi a disposizione e se, in che misura e con quali modalità, vengono effettuati controlli.

Il provvedimento contiene inoltre le seguenti linee guida per ciò che riguarda:

a.     l’adozione e la pubblicizzazione di un disciplinare interno;

b.     l’adozione di misure organizzative, per procedere ad un’attenta valutazione dell’impatto sui diritti dei lavoratori, per individuare preventivamente (anche per tipologie) a quali lavoratori è accordato l’utilizzo della posta elettronica e dell’accesso a Internet e per individuare quale ubicazione è riservata alle postazioni di lavoro, per ridurre il rischio di impieghi abusivi;

c.      l’adozione di misure tecnologiche, sia rispetto alla navigazione in Internet (individuazione di categorie di siti considerati correlati, o non correlati con la prestazione lavorativa, configurazione di sistemi, o utilizzo di filtri che prevengano determinate operazioni, trattamento di dati in forma anonima, o tale da precludere l’immediata identificazione degli utenti mediante opportune aggregazioni, eventuale conservazione di dati per il tempo strettamente limitato al perseguimento di finalità organizzative, produttive e di sicurezza e, infine, graduazione dei controlli, sia rispetto all’utilizzo della posta elettronica (messa a disposizione di indirizzi di posta elettronica condivisi tra più lavoratori, eventualmente affiancandoli a quelli individuali, eventuale attribuzione al lavoratore di un diverso indirizzo, destinato ad uso privato, messa a disposizione di ciascun lavoratore, con modalità di agevole esecuzione, di apposite funzionalità di sistema, che consentano di inviare automaticamente, in caso di assenze programmate, messaggi di risposta che contengano le coordinate di un altro soggetto, o altre utili modalità di contatto dell’istituzione, presso la quale opera il lavoratore assente, consentire che, qualora si debba conoscere il contenuto dei messaggi di posta elettronica, in caso di assenza prolungata e per improrogabili necessità legate all’attività lavorativa, l’interessato sia messo in grado di delegare un altro lavoratore a verificare il contenuto dei messaggi e a inoltrare al titolare del trattamento quelli ritenuti rilevanti per lo svolgimento dell’attività lavorativa, l’inserzione nei messaggi di un avvertimento ai destinatari, nel quale sia dichiarata l’eventuale natura non personale del messaggio e sia specificato se le risposte potranno essere conosciute nell’organizzazione di appartenenza del mittente e, infine, la graduazione dei controlli).

Il provvedimento VIETA ai datori di lavoro privati e pubblici di effettuare trattamenti di dati personali mediante sistemi hardware e software, che mirano al controllo a distanza dei  lavoratori svolti in particolare mediante:

a.     la lettura e la registrazione sistematica dei messaggi di posta elettronica, ovvero dei relativi dati esteriori, al di là di quanto tecnicamente necessario per svolgere il servizio e-mail;

b.     la riproduzione e l’eventuale memorizzazione sistematica delle pagine web visualizzate dal lavoratore;

c.      le lettura e la registrazione dei caratteri inseriti, tramite la tastiera, o analogo dispositivo;

d.     l’analisi occulta di computer portatili affidati in uso.

Infine, il provvedimento INDIVIDUA i casi in cui il trattamento di dei dati personali non sensibili possono essere effettuati per perseguire un legittimo interesse del datore di lavoro, anche senza il consenso degli interessati (cd bilanciamento di interessi). In particolare, i datori di lavoro privati, se ricorrono i presupposti di cui all’art. 4, secondo comma, dello Statuto dei lavoratori (concernente il divieto di installare apparecchiature per il controllo a distanza dei lavoratori, tra cui rientrano gli strumenti hardware e software, mirati al controllo dell’utente di un sistema di comunicazione elettronica) e, quindi, se gli impianti citati sono richiesti da esigenze organizzative e produttive, o di sicurezza del lavoro, possono effettuare lecitamente il trattamento di dati personali non sensibili:

a.     se ricorrono gli estremi del legittimo esercizio di un diritto in sede giudiziaria;

b.     in caso di valida manifestazione di un libero consenso;

c.      anche in assenza del consenso, ma per effetto del presente provvedimento (che presuppone, però, un accordo con le rappresentanze sindacali o, in difetto, l’autorizzazione di un organo periferico dell’amministrazione del lavoro).

L’eventuale trattamento di dati sensibili è consentito con il consenso degli interessati o, senza consenso, nei casi previsti dal Codice (esercizio di un diritto in sede giudiziaria, salvaguardia della vita o incolumità fisica, specifici obblighi di legge anche in caso di indagine giudiziaria).

Per quanto riguarda le linee guida riguardanti Internet e la posta elettronica di cui al punto 2. della presente nota, esse costituiscono una traccia non immediatamente prescrittiva ma, come avvenuto in passato in occasione delle linee guida per la redazione del DPS, appare molto probabile che esse finiranno con il condizionare le scelte dei datori di lavoro, nonché le soluzioni che i vari soggetti specializzati, presenti sul mercato, offriranno alle aziende per la gestione del web e della posta elettronica in azienda.

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