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Libri Paga - le nuove sanzioni

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Libri paga matricola: occhio alle nuove sanzioni

Le precisazioni del Ministero del Lavoro

Scarica la circolare del Ministero del Lavoro

iconLibripagamatricola.pdf 21.33 KB

Il ministero del lavoro ha fornito ulteriori chiarimenti in merito alla nuova disciplina sanzionatoria (art. 1, comma 1178, della L. n. 296/2006, “Finanziaria 2007”), in particolare per i casi di omessa istituzione ed omessa esibizione dei libri di matricola e di paga. 

La nota ministeriale, premettendo che l’illecito di omessa istituzione si configura solo in relazione all’«originale» del libro di matricola e di paga, vale a dire quando questi manchino del tutto (e non quando il datore li abbia rimossi dal luogo di lavoro), precisa che:

a)     Qualora in sede di accertamento ispettivo i libri forniti siano privi di vidimazione ma sia comunque accertata l’esistenza altrove di documenti originali vidimati (es. presso la sede principale dell’impresa, o una delle altre eventuali sedi o presso lo studio del professionista di cui si avvale il datore i lavoro), trova applicazione l’illecito di omessa esibizione, ovvero l’illecito di rimozione dei libri (cfr. nota informativa n. 14, cit.).

b)     Se il datore fornisce libri “non dichiarati conformi agli originali” non necessariamente incorre nell’illecito di omessa istituzione, poiché questo troverà applicazione solo qualora il personale ispettivo accerti, dopo ulteriori ricerche, l’effettiva inesistenza in altro luogo di documenti vidimati (es. presso gli Istituti previdenziali); in caso contrario trova applicazione l’ipotesi di omessa esibizione.

c)     L’esibizione, da parte del datore di lavoro, di libri “dichiarati conformi agli originali” non esclude che possa configurarsi l’illecito di omessa istituzione qualora, in seguito ad ulteriori indagini ispettive, emerga l’inesistenza dei libri originali stessi.

Per quanto riguarda la natura dell’illecito per omessa istituzione il Ministero chiarisce altresì che si tratta di un illecito istantaneo con effetti permanenti. Di conseguenza la sanzione da 4.000 a 12.000 euro (cfr. lettera circolare Min. Lavoro n. 4024 del 29 marzo 2007) trova applicazione se l’obbligo della messa in uso decorre dal 1° gennaio 2007.

Secondo il Ministero, inoltre, le aziende dovranno avere a disposizione i tempi tecnici necessari perché la documentazione richiesta dal personale ispettivo possa essere reperita e portata in visione di questo. Tuttavia, precisa la nota ministeriale, tali tempi non potranno protrarsi oltre il periodo di permanenza in azienda dello stesso personale ispettivo, pena la sanzione per rimozione dei libri obbligatori.

Per quanto riguarda le informazioni esibite attraverso strumenti informatici o telematici, la nota precisa che potranno essere assunte agli atti solamente le comunicazioni di assunzione anticipata al Centro per l’impiego, le comunicazioni del codice fiscale all’Inail, le lettere di assunzione comprensive del libro di registrazione sul libro matricola (a meno che il lavoratore in questione non sia stato l’ultimo assunto in ordine di tempo).

La facoltà di dichiarare la conformità dei libri obbligatori agli originali è concessa anche ai datori di lavoro che, pur affidandosi al professionista abilitato per tutti o per alcuni adempimenti legati alla gestione del rapporto di lavoro, conservino essi stessi gli originali dei libri di matricola e paga e non abbiano effettuato la comunicazione preventiva di cui all’art. 5 della L. n. 12/1979. In particolare, la dichiarazione di conformità del libro di paga è da intendersi riferita soltanto al registro presenze: rispetto a questo la dichiarazione di conformità — che può essere fatta anche “per estratto” — può limitarsi anche alla sola indicazione dei lavoratori effettivamente impiegati nello specifico luogo di lavoro. Ad esempio, in caso di impiego del lavoratore in più unità produttive in periodi successivi, anche non consecutivi, non è necessario riportare nella copia conforme le ore di lavoro effettuate in altra unità produttiva.


 
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