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LIBRO UNICO DEL LAVORO

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LIBRO UNICO DEL LAVORO

Adempimenti INAIL

Com’è noto, a partire dal 18 agosto 2008, è stato istituito il  “Libro unico del lavoro” che sostituisce i libri paga e matricola sinora in uso (vedi in proposito nota informativa settore lavoro n. 40/2008).Sull’argomento è intervenuto di recente l’INAIL per rendere note le  modalità operative per il corretto svolgimento del nuovo adempimento.

Finalità e termini

Il “Libro unico del lavoro” , che risponde ad un’esigenza di semplificazione più volte rappresentata anche dai nostri  settori, si basa sulla rilevazione di due elementi fondamentali: le presenze del lavoratore e lo sviluppo del trattamento retributivo.In proposito, va sottolineato che le registrazioni obbligatorie dei dati predetti non debbono più essere effettuate giornalmente come per il precedente libro paga, bensì entro il giorno 16 del mese successivo a quello di riferimento. Periodo transitorio libro pagaA differenza del libro matricola, che è stato definitivamente abrogato dal 18 agosto 2008, per il libro paga è previsto un periodo transitorio intercorrente tra la predetta data ed il mese di dicembre 2008 (periodo di paga i cui dati possono essere registrati entro il 16 gennaio 2009). Durante tale fase transitoria, il datore di lavoro  può continuare ad utilizzare il predetto libro paga nelle due sezioni paga e presenze, procedendo alla regolare vidimazione presso le sedi territoriali dell’Istituto.

Tenuta e conservazione

Il Libro unico del lavoro  può essere tenuto e conservato, in via alternativa, presso:-          la sede legale dell’impresa;-          lo studio del consulente del lavoro o di altro professionista abilitato:-          i servizi ed i centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma cooperativa.Si sottolinea che , in caso di gruppi d’impresa, l’adempimento può essere affidato alle società capogruppoIn ogni caso, i soggetti citati  hanno l’obbligo di conservare il  libro unico per cinque anni decorrenti dalla data dell’ultima registrazione. Dal 18 agosto 2008 tale termine è stato esteso anche alla conservazione dei preesistenti libri paga e matricola.Ricordiamo che non sono obbligati alla tenuta del libro unico, oltre alle società cooperative, le imprese familiari, le società e le ditte individuali del terziario che operino con il solo lavoro del titolare (senza dipendenti o collaboratori).Infatti, non sono più oggetto di registrazione sul libro unico (né, per tutto il periodo transitorio, sul libro paga) i dati relativi a:1)collaboratori e coadiuvanti delle imprese familiari2)coadiuvanti delle imprese commerciali3)soci lavoratori di attività commerciale e di imprese in forma societaria.Modalità di tenutaIl nuovo Libro unico del lavoro, che deve essere istituito come documento unitario anche in presenza di più posizioni assicurative e previdenziali in ambito aziendale o di più sedi lavorative,  non può essere tenuto in forma manuale. Le nuove disposizioni prevedono, infatti, obbligatoriamente i seguenti sistemi di tenuta:-         elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo (vidimazione da parte INAIL o di soggetti autorizzati dallo stesso);-          stampa laser (preventiva autorizzazione INAIL alla stampa e alla numerazione automatica).;-          supporti magnetici o ad elaborazione automatica dei dati. Per quanto riguarda le specifiche modalità operative  relative ai singoli  sistemi utilizzati, facciamo rinvio alle schede sintetiche di cui all’allegato 1.In ogni caso, sottolineiamo che, qualunque sia il sistema adottato, sussiste l’obbligo di: -  attribuire, in fase di stampa, una numerazione sequenziale a ciascun foglio che compone il   Libro unico del lavoro;-  conservare eventuali fogli deteriorati o annullati;- istituire un documento unitario quanto a vidimazioni, numerazione, registrazioni,tenuta e conservazione.In tale contesto, è comunque ritenuta corretta l’eventuale elaborazione separata del calendario delle presenze, nel rispetto di una numerazione sequenziale ed unitaria.Numerazione unica per più datori di lavoroTutti i soggetti abilitati ad effettuare l’adempimento possono essere autorizzati dall’INAIL ad adottare un sistema di numerazione unica per i datori di lavoro assistiti.A tal fine, gli stessi dovranno inoltrare all’Istituto, per via telematica, apposita richiesta corredata di un elenco recante eventuali variazioni (acquisizione/cessazione dall’incarico) occorse ai datori di lavoro assistiti entro 30 giorni dall’evento, nonché il codice fiscale degli stessi.Al riguardo, viene precisato che, nel caso di tenuta di un libro unico per più datori di lavoro, devono ritenersi aboliti gli obblighi di comunicazione mensile al cliente ed annuale all’INAIL dei numeri utilizzati, né sarà più necessario mantenere alcuna registrazione interna.

In merito alle richieste di autorizzazione l’Istituto fa presente che, mancando ancora la relativa procedura  informatizzata, tornerà sull’argomento non appena saranno state messe a punto le  istruzioni tecniche utili all’effettuazione di tale adempimento.

02/10/2008


 
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